Privacy Statement

1. Wie is verantwoordelijk?

De juridische aanbieder van BoekEasy is verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens voor het eigen accountbeheer en de dienstverlening. De bedrijfsnaam, het vestigingsadres en het privacycontact moeten nog worden toegevoegd.

Voor persoonsgegevens in jouw bedrijfsadministratie bepaal je als ondernemer zelf het doel van de verwerking. De rol van BoekEasy en de bijbehorende verwerkersafspraken moeten in een verwerkersovereenkomst worden vastgelegd.

2. Welke gegevens worden verwerkt?

Bij het gebruik van BoekEasy worden accountgegevens, zoals je e-mailadres, en bedrijfsgegevens, zoals bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer, BTW-id en IBAN, verwerkt voor zover je deze opgeeft.

Je administratie kan gegevens van klanten en leveranciers bevatten: contactgegevens, facturen, bedragen, betaalgegevens, banktransacties, kilometerregistraties en geüploade bonnetjes of documenten. Upload geen persoonsgegevens die niet nodig zijn voor je administratie.

3. Doelen en grondslagen

Gegevens worden gebruikt om je te laten inloggen, je administratie te bewaren, berekeningen en rapporten te maken en de door jou gekozen handelingen uit te voeren.

Voor accountbeheer en dienstverlening kan uitvoering van de overeenkomst de grondslag zijn. Wettelijke verplichtingen en beveiligingsdoeleinden kunnen andere grondslagen vereisen. De aanbieder moet de precieze grondslagen, belangen en doeleinden per verwerking nog vaststellen.

4. Bonnetjes herkennen met AI

Wanneer je automatische herkenning van een bonnetje gebruikt, wordt het document voor analyse aan een AI-dienst aangeboden. De herkende gegevens vullen het uitgavenformulier in; jij controleert deze voordat je ze opslaat.

Documenten kunnen persoonsgegevens bevatten. De gebruikte AI-verwerker, diens bewaartermijnen, trainingsbeleid en eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte moeten vóór definitieve publicatie worden bevestigd. Deze tekst doet daarover nog geen garanties.

5. Dienstverleners en doorgifte

BoekEasy gebruikt Lovable Cloud voor accountbeheer, gegevensopslag en documenten. Bij inloggen met Google verwerkt Google gegevens volgens zijn eigen privacybeleid. Externe lettertypen worden via Google Fonts geladen, waarbij je browser verbinding maakt met Google.

De volledige lijst van verwerkers, verwerkingslocaties en eventuele waarborgen bij internationale doorgifte moet door de aanbieder worden gecontroleerd en aangevuld.

6. Bewaren en beschermen

Je administratie is afgeschermd op basis van bedrijfslidmaatschap. Geüploade documenten staan in een afgeschermde opslag. Deze maatregelen nemen niet alle risico’s weg.

Er is in deze concepttekst nog geen definitieve bewaartermijn voor accounts, documenten, loggegevens of back-ups vastgelegd. De wettelijke bewaarplicht voor je bedrijfsadministratie blijft jouw verantwoordelijkheid; accountverwijdering vervangt die verplichting niet.

7. Jouw rechten

Onder de AVG kun je, voor zover van toepassing, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je persoonsgegevens en bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen. Als verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming intrekken.

Een verzoek wordt in beginsel binnen één maand behandeld; bij een toegestane verlenging moet je daarover worden geïnformeerd. Het officiële privacycontact moet nog worden toegevoegd. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Wijzigingen

Deze pagina is een concept. Zodra de verantwoordelijke aanbieder, de verwerkersafspraken en bewaartermijnen zijn bevestigd, moet een definitieve versie met een versiedatum worden gepubliceerd.